7 months ago
7 months ago

Pengertian MICE :
MICE adalah singkatan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition. MICE adalah jenis kegiatan yang terdapat dalam industri pariwisata, kegiatan ini telah  di  rencakanan  secara  matang  oleh  suatu  kelompok  atau  kumpulan  orang  yang  memiliki  kesamaan  tujuan  dalam  penyelenggaran  kegiatan  tersebut. Dunia MICE  merupakan  dunia  bisnis  yang  sangat  menjanjikan  namun  masih  sangat baru  dalam  masyarakat  karena  belum  banyak  memiliki  peminat  seperti  bisnis lainnya.
Mengingat  masih  kurangnya  pengetahuan  tentang  MICE  di  Indonesia.  Berikut dijelaskan pengertian MICE menurut para pakar:
-  Menurut  Pendit  (1999:25),  MICE  diartikan  sebagai  wisata  konvensi,  dengan batasan:  usaha  jasa  konvensi,  perjalanan  insentif,  dan  pameran.  Merupakan usaha  dengan  kegiatan  memberi  jasa  pelayanan  bagi  suatu  pertemuan sekelompok  orang  (negarawan,  usahawan,  cendikiawan  dsb)  untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
-  Sedangkan  menurut  Kesrul  (2004:3),  MICE  sebagai  suatu  kegiatan kepariwisataan  yang  aktifitasnya  merupakan  perpaduan  antara  leisure  dan business,  biasanya  melibatkan  sekelompok  orang  secara  bersama-sama, rangkaian kegiatannya dalam bentuk meetings, incentive travels, conventions, congresses, conference dan exhibition.
KOTA-KOTA MICE DI INDONESIA :
Ayawasi/Palembang Surabaya/Surakarta
Jakarta Batam/ Bintan
Denpasar & Nusa Dua Yogyakarta/Solo
Jambi Padang
Jayapura Bandung
Ujung pandang Lombok
Medan Sumatera barat (Padang&Bukit Tinggi)
Manado Balikpapan/Samarinda
Bentuk Mice :
1. Meeting
Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan. Meeting merupakan suatu kegiatan yang termasuk di dalam MICE. Menurut Kesrul (2004:8), Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau perserikatan dengan tujuan mengembangkan profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia, menggalang kerja sama anggota dan pengurus, menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi, hubungan kemasyarakatan. Menurut Kesrul (2004:3), “Meeting adalah suatu kegiatan kepariwisataan yang aktifitasnya merupakan perpaduan antara leisure dan business, biasanya melibatkan orang secara bersama-sama”.
Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah paerusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain, walaupun demikian penting, rapat juga dapat menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu. Ini terjadi jika rapat tidak berjalan efektif.
Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik.
Berikut ini adalah cara agar rapat dapat berjalan dengan efektif :
1. Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting diketahui, karena sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi dapat diselesaikan melalui diskusi singkat sambil lau saja. Bila tidak ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dievaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan rapat.
2. Tetapkan tujuan atau target rapat. Ini perlu membuat rapat berjalan pada koridornya.
3. Tentukan waktu rapat, sesuaikan waktu rapat dengan agenda pembicaraan. Jangan sampai waktu rapat jadi berlama-lamasehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.
4. Siapkan agenda atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja anda untuk mempersiapkan daftar acara rapat secara tertulis. Dalam agenda itu cantumkan juga topik yang ingin di bahas dalam rapat, nama peserta yang akan hadir, waktu dan tempat lokasi rapat, dan hal-hal yang perlu dibawa oleh para peserta.
5. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada anda. Jika ada peserta rapat yang datang terlambat, peserta ynag lain tidak perlu menunggu.
6. Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta tidak lebih dari 6-7 orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila pesera yang hadir terlalu banyak.
7. Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan. Tataplah berada pada agenda yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.
8. Peserta rapat mungkin memiliki pandangan yang berbeda mengenai sesuatu. Untuk dapat mengakomodasi kepentingan organisasi, galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat jika semua topik didominasi olehh satu-dua orang saja. Rapat harus dapat mengakomodasi suara semua peserta rapat.
9. Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi perdebatan antara sesama rekan kerja, pertimbangkan untuk mengundang seseorang yang bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat tersebut.
10. Take a break. Kerumitan agenda rapat dapat membuat peserta jenuh atau otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar, agar sekembalinya mereka dari rehat, rapat dapat dilanjutkan kembali dengan ide-ide segar.
11. Buat kesimpulan hasil rapat. Mintalah salah satu rekan kerja anda untuk membuat catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, serta beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.
12. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan atas strategi yang telah detetapkan.
13. Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengavaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar anda bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaiki dikemudian hari.
2. Incentive
Incentive  adalah  kegiatan  yang  diadakan  oleh  sebuah  perusahaan  atau organsasi. Guna memberikan apresiasi untuk para karyawan dan rekan kerja yang biasa diadakan diluar kantor atau berupa sebuah perjalanan.
Undang-undang No.9 tahun 1990 yang dikutip oleh Pendit (1999:27), Menjelaskan bahwa perjalanan insentive merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.
Menurut Kesrul (2004:18), bahwa insentive merupakan hadiah atau penghargaan yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada karyawan, klien, atau konsumen. Bentuknya bisa berupa uang, paket wisata atau barang.
Menurut Any Noor (2007:5) yang dikutip dari SITE 1998 dalam Rogers 2003, juga memberikan definisi mengenai incentive adalah incentive travel is a global management tool that uses an exceptional travel experience to motivate and/or recognize participants for increased levels of performance in support of the organizational goals.
PENGERTIAN INTENSIVE MENURUT PARA AHLI :
1. Menurut Heidjrahman Ranupandojo dan Suad Husnan (1984:1) : insentife adalah pengupahan yang memberikan imbalan yang berbeda karena memang prestasi yang berbeda. Dua orang dengan jabatan yang sama dapat menerima intensive yang berbeda karena bergantung pada prestasi. Intensife adalah suatu bentuk dorongan finansial kepada kariawan sebagai balas jasa perusahaan kepada karyawan atas prestasi karyawan tersebut. Intensife merupakan sejumlah uang yang di tambahkan pada upah dasar yang di berikan perusahaan kepada karyawan.
2. Menurut Nitisemito (1996:165), insentif adalah penghasilah tambahan yang akan diberikan kepada para karyawan yang dapat memberikan prestasi sesuai dengan yang ditetapkan.
3. Menurut Pangabean (2002:93), insentif adalah kompensasi yang mengaitkan gaji dengan produktivitas. Insentif merupakan penghargaan dalam bentuk uang yang diberikan kepada mereka yang dapat bekerja melampaui standar yang telah ditentukan.
TUJUAN PEMBERIAN INSENTIF
Fungsi utama dari insentif adalah : “untuk memberikan dorongan dan tanggung jawab dan dorongan kepada karyawan. Insentif menjamin bahwa karyawan akan mengarahkan usahanya untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan tujuan utama pemberian insentife adalah untuk meningkatkan produktifitas kerja individu maupun kelompok (Pangabean, 2002:93)”.
Secara lebih spesifik tujuan pemberian insentive dapat dibedakan dua golongan yaitu :
1. Bagi Perusahaan
Tujuan dari pelaksanaan insentif dalam perusahaan khususnya dalm kegiatan produksi adalah untuk meningkatkan produktivitas  kerja karyawan dengan jalan mendorong/merangsang agar karyawan :
- Bekerja lebih semangat dan cepat
- Bekerja lebih disiplin
- Bekerja lebih kreatif
2. Bagi Karyawan
Dengan adanya pemberian insentif karyawan akan mendapat keuntungan:
- Standar prestasi dapat diukur secara kuantitatif.
- Standar prestasi diatas dapat digunakan sebagai dasar pemberian balas jasa yang diukur dalam bentuk uang.
- Karyawan harus lebih giat agar dapat menerima uang lebih besar.
Jenis/tipe insentif :
Menurut Manulang (1981:141), tipe insentif ada dua yaitu :
1. Finansial Insentif
Merupak dorongan yang bersifat keuangan yang bukan saja meliputi gaji-gaji yang pantas. Tetapi juga termasuk didalamnya kemungkinan memperoleh bagian dari keuntungan perusahaan dan soal-soal kesejahteraan yang meliputi pemeliharaan jaminan hari tua, rekreasi, kesehatan dan lain-lain.
2. Nonfinansial Insentif
Ada dua elemen utama dari nonfinansial insentif :
- Keadan pekerjaan yang memuaskanyang meliputi tempat kerja, jam kerja, tugas dan rekan kerja.
- Sikap pimpinan terhadap keinginan masing-masingkaryawan sepertijaminan pekerjaan, promosi, keluhan-keluhan, hiburan-hiburan dan hubungan dengan atasan.
Menurut Gary Dessler (1997:141), jenis rencana insentif secara umum adalah:
- Program insentif individual memberikan pemasukan lebih dan diatas gaji pokok kepada karyawan individual yang memenuhisatu standar kinerja individual spesifik. Bonus  ditempat diberikan, umumnya untuk karyawan individual, atas prestasi yang belum diukur oleh standar, seperti contoh mengakui jam kerja yang lama yang digunakan karyawan tersebut bulan lalu.
- Program insentif kelompok adalah seperti rencana insentif individual namun memberikan upah lebih dan diatas gaji pokok kepada semua anggota tim ketika kelompok atau tim secara kolektif mencapai satustandar khusus kinerja, produktivitas atau prilaku sehubungan dengan kerja lainnya.
- Rencana pembagian laba secara umum merupakan program insentif diseluruh organisasi yang memberikan kepada karyawansatu bagian (share) dari laba organisasi dalam satu priode khusus.
- Program pembagian perolehan (gainsharing) adalah rencana upah diseluruh organisasi yang di rancang untuk memberi imbalan kepada karyawan atas perbaikan dalam prosuktivitas organisasi.
3. Conference
Conference  atau  Konferensi  merupakan  kegiatan rapat atau  pertemuan  untuk berunding  atau  bertukar  pendapat  mengenai  suatu masalah yang  dihadapi bersama.
Menurut (Pendit,1999:29), Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi dalam bahasa Indonesia yang mengandung pengertian sama.Dalam prakteknya, arti meeting sama saja dengan conference, maka secara teknis akronim mice sesungguhnya adalah istilah yang memudahkan orang mengingatnya bahwa kegiatan-kegiatan yang dimaksud sebagai perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan sebuah meeting, incentive, conference dan exhibition hakekatnya merupakan sarana yang sekaligus adalah produk paket-paket wisata yang siap dipasarkan. Kegiatan-kegiatan ini dalam industri pariwisata dikelompokkan dalam sati kategori, yaitu mice.
Menurut Kesrul, (2004 :7), Conference atau konferensi adalah suatu pertemuan yang diselenggarakan terutama mengenai bentuk-bentuk tata karena, adat atau kebiasaan yang berdasarkan mufakat umum, dua perjanjian antara negara-negara para penguasa pemerintahan atau perjanjian international mengenai topik tawanan perang dan sebagainya.
4. Exhibition
Exhibition  atau  dengan  kata  lain  pameran  merupakan  suatu  kegiatan  yang diadakan  guna  menyebarluaskan  informasi  dan  promosi  yang  berhubungan dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata.
Exhibition berarti pameran, dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal ini diatur dalam Surat Keputusan Menparpostel RI Nomor KM. 108 / HM. 703 / MPPT-91, Bab I, Pasal 1c, yang dikutip oleh Pendit (1999:34) yang berbunyi “ Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebar luaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata
Menurut Kesrul (2004:16), exhibition adalah ajang pertemuan yang dihadiri secara bersama-sama yang diadakan di suatu ruang pertemuan atau ruang pameran hotel, dimana sekelompok produsen atau pembeli lainnya dalam suatu pameran dengan segmentasi pasar yang berbeda.
Contoh kegiatan dari Exhibition itu sendiri adalah:
- Kompetisi
- Seminar
- Workshop
- Expo
Pertimbangan pelaksanaan Mice
Menurut Kesrul (2004:9), dalam penyelenggara kegiatan MICE, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Penetapan lokasi dan ruang MICE
a. Dalam penentuan terjadi 2 kemungkinan sebagai berikut :
- Pihak klien yang menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut.
- Perencana mutlak menentukan lokasi dan tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi.
b. Pertimbangan tempat penyelenggara secara geografis dengan spread of the person attending : terlalu jauh dari tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang memerlukan sekali seminar dan konferensi tersebut.
c. Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.
2. Perlengkapan fasilitas MICE
Menurut Kesrul (2004:90) Perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari pertemuan atau konferensi amat beragam sehingga tidak ada standar yang berlaku umum.Dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan perlu memahami dengan seksama beberapa hal berikut :
- Jenis pertemuan dan lamanya
- Jumlah peserta
- Jumlah ruangan yang dibutuhkan
- Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan
- Bentuk pengaturan tempat duduk
- Akomodasi peserta mice
3. Penanganan transportasi
Meeting planer atau PCO bertanggung jawab dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan peserta MICE. Menurut Kesrul (2004:104), ada enam point dalam pengaturan transportasi yaitu :
- Transprtasi udara
- Airport shuttle service
- Multiple property shuttle
- VIP transportation
- Local tour
- Staff transportation.
4. Pelayanan makanan dan minuman
Menurut Kesrul (2004:113), Mengemukakan bahwa agar acara pertemuan atau konferensi berjalan dengan lancar dan mengurangi complaint makanan dan minuman. Seorang meeting manager perlu memeriksa lokasi dan penempatan reguler food and beverage, room service and banquet capabilities. Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance and attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai (peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stok pelayanan dan keterampilan. Termasuk harga yang sesuai dengan penawaran, di samping itu apakah perlu melakukan pemesanan terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani permintaan khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman.
5. Akomodasi
Berikut ini daftar penanganan akomodasi yang harus di cek:
- Akomodasi sesuai harapan peserta
- Penginapan : Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur
- Kamar gratis untuk panitia atau komite : jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar
- Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi : jumlah, tipe, dan harga
 
 

9 months ago
9 months ago

Untuk mengasah kreativitas dan menjadi orang yang lebih kreatif dalam bekerja memang diperlukan niat serta usaha. Kreativitas memang tidak datang begitu saja, melainkan harus melalui proses. Kreativitas adalah sesuatu hal yang harus digali setiap waktu, tak peduli berapa usia Anda. Berpikir kreatif menjadikan seseorang dapat memecahkan masalah dengan lebih baik, dapat mengerjakan pekerjaan dengan cara yang lebih efektif dan pribadi tersebut akan menjadi sosok yang menarik dan easy going. Anda tidak akan pernah tahu dimana Anda menemukan dan bisa menjalankan sebuah ide besar untuk sebuah pekerjaan yang besar. Dengan adanya kreatifitas dalam bekerja, Anda tentu akan menemukan cara baru yang dapat diterapkan dalam setiap proses kegiatan kerja. Kreatifitas membuat Anda menjadi lebih bersemangat untuk menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang maksimal.
Apa yang harus Anda lakukan? anda harus memacu diri untuk mengeluarkan seluruh ide dan kreatifitas dalam bekerja. Berikut ini adalah tips menjadi lebih kreatif dalam bekerjayang dapat Anda ikuti:
1. Untuk menjadi lebih kreatif dalam bekerja, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah sepenuh hati mencintai pekerjaan tersebut. Karena segala sesuatu yang didasari dengan kecintaan akan tentu akan membuahkan hasil yang lebih baik.
2. Penelitian menunjukkan bahwa rutinitas yang tetap adalah pembunuh kreativitas yang paling dahsyat. Oleh karenanya agar Anda menjadi orang yang lebih kreatif dalam bekerja, Anda tidak seharusnya terpaku pada rutinitas yang sama setiap hari. ubahlah beberapa rutinitas yang menurut Anda bisa dirubah.
3. Amati dan perhatikan orang lain dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan mereka. Jadikan setiap orang sebagai guru atau inspirasi untuk kehidupan Anda. baik atau buruknya, jadikan ia sebagai pelajaran bagi Anda.
4. Tips menjadi kreatif dalam bekerja yang paling ampuh adalah dengan banyak mendengarkan orang lain. Mintalah masukan berupa saran atau kritikan dari orang lain atas ide yang sudah Anda buat. Tanyakan bagaimana pendapat mereka.
5. Bekerja dengan jadwal mungkin terdengar kaku. Akan tetapi keberadaan jadwal, membuat Anda bisa berpikir lebih fokus mengenai tujuan yang ingin dicapai. Untuk dapat menjadi orang kreatif pun menuntut dirinya untuk bisa melakukan rutinitasnya secara teratur.

12 months ago
12 months ago

Dalam sebuah bisnis, inovasi adalah salah satu wujud sebuah bisnis yang digarap serius, apapun bidang bisnisnya jika ada inovasi didalamnya akan menghindarkan bisnis tersebut dari keadaan terburuk. Jangan pernah terlena sengan kondisi bisnis anda yang sedang berkembang baik saat ini, jika tanpa inovasi, maka sebenarnya bisnis anda akan berhenti sampai disini dan hanya menunggu waktu untuk dibubarkan. Agar inovasi yang diputuskan dapat memberikan hasil terbaik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Berikut ini adalah beberapa diantaranya.
1. Inovasi tidak harus sesuatu baru
Kadang seseorang menganggap bahwa sebuah inovasi adalah sesuatu yang baru yang belum pernah ada sebelumnya, boleh saja kita mengupayakan sesuatu yang baru. Tapi tidak ada salahnya jika kita mengulang hal yang sama yang pernah dilakukan oleh kompetitor atau perusahaan yang lain. Asalkan inovasi tersebut tepat guna dan berada di momen yang tepat juga.
2. Pendapat dari berbagai pihak
Sebelum memutuskan sebuah inovasi yang dipilih, lakukan survey. Kumpulkan tanggapan dari berbagai pihak tentang ide anda, terima semua kritik dan saran, baik dari pihak internal (karyawan) ataupun dari pihak eksternal (konsumen dan lingkungan). Semakin banyak data yang masuk akan membantu Anda memperkirakan bagaimana hasilnya jika inovasi tersebut sudah dilakukan.
3. Perencanaan yang tepat
Sebuah inovasi yang dilakukan akan menentukan nasib bisnis Anda semakin baik atau justru kebalikannya, agar target Anda dapat dicapai. Lakukan perencanaan dengan matang, pilih waktu yang tepat dan tidak terburu buru. Tentukan siapa yang terlibat sesuai dengan kapasitasnya. Lakukan perhitungan dengan tepat untuk biaya yang dibutuhkan, dan tentukan kapan akan dilakukan evaluasi tentang inovasi Anda.
4. Lakukan pengawasan
Lakukan pengawasan secara rutin, perhatikan baik – baik bagaimana inovasi yang sedang Anda garap. Kumpulkan lagi pendapat dari berbagai pihak tentang inovasi Anda. Jika Anda menemukan sesuatu diluar rencana atau Anda menemui kendala, segera diskusikan dengan siapapun yang terlibat didalamnya dan segera lakukan tindakan.
5. Evaluasi dan beri keputusan lanjutan
Jika semua perencanaan telah dilakukan, saatnya Anda melakukan evaluasi dari inovasi Anda. Jangan pernah terlena dengan target yang tercapai, sebab bisa saja muncul hal yang tidak di rencanakan sebelumnya. Setelah evaluasi selesai, persiapkan lagi inovasi berikutnya sebagai keputusan lanjutan. Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa inovasi adalah wujud dari bisnis yang digarap serius, maka inovasi tidak boleh berhenti dan harus dilakukan terus menerus seperti sebuah rantai yang terhubung satu sama lain. Semoga semua yang kita kerjakan dapat memberikan manfaat bagi siapa saja. :)

3 years ago
3 years ago

Tips Membuat Event Yang Baik dan Menarik

Bingung mau buat event? Pernah buat tapi tidak sukses? Kali ini aku mau berbagi tips dan trik seputar running an event or project. Bukan hal baru bagi kamu yang memang bekerja di sebuah EO untuk menggarap suatu event. Dengan mengadakan suatu event berarti kamu telah menampilkan sisi kreatif dari eksistensimu, baik personal maupun kelompok. Sebenarnya kesuksesan suatu event garapan kamu bukan di ukur dari total pengunjung, melainkan efek setelah pengunjung menikmati event yang kamu suguhkan. Kenali Event
Berkenalan berarti kamu mencoba untuk mencari tahu. Dalam proses mencari tahu, biasanya kamu akan melakukan analisa. Dalam hal ini analisa yang kamu lakukan adalah analisa tema. Analisa tema merupakan cara untuk mengarahkan kamu menuju konsep apa yang akan kamu tampilkan dalam sebuah event. Ini penting, kenapa? Karena tema dan konsep secara keseluruhan akan mengemas visi dan misi yang mau kamu sampaikan. Selain itu, kamu juga akan mendapatkan gambaran anggaran dana yang efesien, sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjadi tim dan yang pasti target pasar seperti apa yang menjadi sasaran. Rancang Event
Perancangan suatu event sangatlah penting, sebab ini merupakan pondasi dari suksesnya suatu acara. Rancangan dimulai dari visi dan misi, bentuk kepanitiaan, rancang timeline, anggaran dana, rundown acara, serta waktu dan tempat pelaksanaan. Sebelum menentukan visi dan misi, ada baiknya membuat momentum terlebih dahulu sebagai komponen dasar dalam membuat sebuah event. Momentum saya masukkan sebagai komponen dasar penyelenggaraan acara, walaupun komponen ini bersifat optional saja, tapi cukup penting dan memiliki pengaruh yang luar biasa dalam menarik animo dari para target audiens maupun sponsor. momentum dapat dilihat dari kalender apapun, mulai dari kalender pendidikan, kalender hari besar keagamaan, kalender hari besar nasional, ataupun kalender hari besar atau peringatan yang diperingati oleh seluruh dunia secara bersamaan Visi dan Misi : sesuatu yang sederhana tapi mempunyai dampak besar bagi komitmen setiap anggota tim. Fungsinya agar goals antara penggagas dengan anggota tim sejalan sehingga tidak ada miscommunication selama proses pengerjaan & pelaksanaan. Pembagian Tugas : setiap divisi wajib dijabarkan jobdesc-nya agar setiap anggota tidak kebingungan dalam melakukan peran & tugasnya. Pastikan orang yang berada di setiap divisi sesuai passion yang mereka miliki. Rancang Timeline : timeline sangat penting untuk mengkontrol progress acara, sudah sampai mana team melakukan persiapan sebelum hari H, dan hal apa saja yang menjadi kekurangan. Ini bertujuan untuk melakukan follow up terhadap hasil kerja tim. Anggaran/ Budgeting : baik event sosial ataupun komersil, anggaran dana atau biasa dikenal dengan budgeting sangat dibutuhkan, agar kamu mengetahui gambaran biaya operasional acara yang kamu butuhkan. Rundown Acara : banyak dari kamu yang berfikir bahwa rundown dipersiapkan pada saat menjelang event, bukan dari awal persiapan. Ini tidak benar, karena dengan kamu merancang rundown dari awal persiapan, ini akan memudahkan kamu untuk mengarahkan bagaimana sih tampilan event yang bakal disuguhkan, seperti layout, dekorasi, talent, dan sebagainya. Membuat Timeline
Jangan lupakan timeline! Membuat timeline dalam perencanaan suatu acara sangat penting loh karena bisa mengontrol perencanaan acara tersbeut. Misalnya, seminggu sebelum hari H, sudah sampai mana persiapannya? Apa saja yang masih kurang? Apakah sudah matang persiapannya? Untuk membuat timeline ini, kamu bisa mulai dengan mendata apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan tentukan deadlinenya. Menentukan deadline ini bukan berarti kamu berniat menekan setiap anggota tim, tetapi sekedar memastikan mereka tidak menunda kewajibannya dalam melaksanakan tugasnya. Setelah timeline dibuat, jangan lupa untuk melakukan follow up pada semua anggota tim. Seperti apa saja yang sudah dibuat, apa masalahnya dan berikan solusi. Kegiatan ini bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi di acara nantinya. Waktu dan Tempat Pelaksanaan : waktu dan tempat dilaksanakan acara juga harus kamu tentukan di awal persiapan. Ini bertujuan agar kamu memiliki persiapan jauh-jauh hari untuk perizinan tempat. Selain itu, penentuan waktu dan tempat haruslah selektif, semua tergantung pada tema dan konsep apa yang ingin kamu tampilkan. Contoh : Hari Pahlawan, pilih tempat bersejarah seperti Taman Ahmad Yani Medan, kemudian cari waktu antara sebelum atau sesudah peringatan Hari Pahlawan. Upayakan tidak kurang atau lebih dari satu minggu peringatan.
Plan A dan Plan B Kamu bisa merencanakan tetapi Tuhan lah yang menentukan. Bisa saja kamu sudah merencanakan sebuah acara sematang mungkin, tetapi tiba-tiba misalnya cuaca tidak mendukung. Maka untuk mengatasi hal-hal yang tidak terduga, sebaiknya kamu telah membuat plan B. Plan B ini misalnya, jika kamu hendak melangsungkan sebuah acara di outdoor. Maka buatlah rencana B dengan menyediakan tenda, atau memastikan ada sbeuah ruangan indoor yang bisa menampung tamu jika hujan turun. Promosi
Promosikan event yang akan dibuat setelah konsep pendanaan dalam titik aman. Jangan sampai proposal belum jadi teman-teman sudah woro-woro duluan. Tujuannya biar acara ini surprice dan menarik. Promosikan melalui banner, brosur, online lakukan untuk memperbanyak peminat atau penonton. Gunakan bahasa promosi yang baik dan elegan. Caranya teman bisa browsing digoogle mengenai bahasa iklan yang menarik.
Komunikasi Tim Hal ini juga menjadi perhatian penting dalam menjaga kesehatan kinerja tim. Beberapa hal yang bisa diterapkan, yaitu:
1. Komunikasi berantai, maksudnya adalah melakukan proses komunikasi sesuai tatanan kepengurusan yang sudah diatur. Jadi komunikasi antara ketua panitia, tidak langsung kepada anggota tim dari setiap divisi melainkan cukup pada coordinator setiap divisi saja. Namun, jika bersifat urgent, hal ini boleh dilakukan.
2. Mengapresiasi hasil kerja, seperti pujian ataupun motivasi secara regular, sebab setiap orang sebenarnya suka untuk dihargai atas apa yang telah mereka kerjakan.
3. Komunikasikan setiap pekerjaan yang dilakukan, mau itu perkembangan ataupun kendala agar dapat dibahas secara bersama-sama dalam menemukan solusinya.
4. Hindari untuk langsung melabeling anggota tim yang tidak produktif dalam bekerja. Empati dan tanyakan terlebih dahulu apa yang menyebabkan dia seperti itu.
5. Buat grup komunikasi antara tim, seperti grup chat, Gtalk, twitter, blog, dan lain sebagainya. Ini memastikan agar semua anggota mendapatkan informasi yang sama mengenai perkembangan persiapan acara. Bagaimana sih melihat feedback dari kiat ini?
Cara mengetahui event yang kamu garap berhasil atau tidak, ada beberapa hal yang menjadi acuan, diantaranya: 1. Jumlah pengunjung yang datang. Jika total pengunjung melebihi target yang kamu rencanakan, maka event tersebut tergolong sukses. 2. Respon pengunjung terhadap event, baik saat acara berlangsung maupun pra-event. 3. Membuat akun twitter dari event yang kamu garap dan sesuaikan nama akun dengan tema acara. 4. Membuat kuesioner, ini akan efektif dibeberapa jenis event seperti seminar dan workshop. 5. Liputan media berita (cetak/visual/audio/online). Semakin banyak media berita yang meliput, berarti event garapan kamu terpublikasi sempurna.
Kunjungi facebook kami :