3 years ago
3 years ago

Tips Membuat Event Yang Baik dan Menarik

Bingung mau buat event? Pernah buat tapi tidak sukses? Kali ini aku mau berbagi tips dan trik seputar running an event or project. Bukan hal baru bagi kamu yang memang bekerja di sebuah EO untuk menggarap suatu event. Dengan mengadakan suatu event berarti kamu telah menampilkan sisi kreatif dari eksistensimu, baik personal maupun kelompok. Sebenarnya kesuksesan suatu event garapan kamu bukan di ukur dari total pengunjung, melainkan efek setelah pengunjung menikmati event yang kamu suguhkan. Kenali Event
Berkenalan berarti kamu mencoba untuk mencari tahu. Dalam proses mencari tahu, biasanya kamu akan melakukan analisa. Dalam hal ini analisa yang kamu lakukan adalah analisa tema. Analisa tema merupakan cara untuk mengarahkan kamu menuju konsep apa yang akan kamu tampilkan dalam sebuah event. Ini penting, kenapa? Karena tema dan konsep secara keseluruhan akan mengemas visi dan misi yang mau kamu sampaikan. Selain itu, kamu juga akan mendapatkan gambaran anggaran dana yang efesien, sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjadi tim dan yang pasti target pasar seperti apa yang menjadi sasaran. Rancang Event
Perancangan suatu event sangatlah penting, sebab ini merupakan pondasi dari suksesnya suatu acara. Rancangan dimulai dari visi dan misi, bentuk kepanitiaan, rancang timeline, anggaran dana, rundown acara, serta waktu dan tempat pelaksanaan. Sebelum menentukan visi dan misi, ada baiknya membuat momentum terlebih dahulu sebagai komponen dasar dalam membuat sebuah event. Momentum saya masukkan sebagai komponen dasar penyelenggaraan acara, walaupun komponen ini bersifat optional saja, tapi cukup penting dan memiliki pengaruh yang luar biasa dalam menarik animo dari para target audiens maupun sponsor. momentum dapat dilihat dari kalender apapun, mulai dari kalender pendidikan, kalender hari besar keagamaan, kalender hari besar nasional, ataupun kalender hari besar atau peringatan yang diperingati oleh seluruh dunia secara bersamaan Visi dan Misi : sesuatu yang sederhana tapi mempunyai dampak besar bagi komitmen setiap anggota tim. Fungsinya agar goals antara penggagas dengan anggota tim sejalan sehingga tidak ada miscommunication selama proses pengerjaan & pelaksanaan. Pembagian Tugas : setiap divisi wajib dijabarkan jobdesc-nya agar setiap anggota tidak kebingungan dalam melakukan peran & tugasnya. Pastikan orang yang berada di setiap divisi sesuai passion yang mereka miliki. Rancang Timeline : timeline sangat penting untuk mengkontrol progress acara, sudah sampai mana team melakukan persiapan sebelum hari H, dan hal apa saja yang menjadi kekurangan. Ini bertujuan untuk melakukan follow up terhadap hasil kerja tim. Anggaran/ Budgeting : baik event sosial ataupun komersil, anggaran dana atau biasa dikenal dengan budgeting sangat dibutuhkan, agar kamu mengetahui gambaran biaya operasional acara yang kamu butuhkan. Rundown Acara : banyak dari kamu yang berfikir bahwa rundown dipersiapkan pada saat menjelang event, bukan dari awal persiapan. Ini tidak benar, karena dengan kamu merancang rundown dari awal persiapan, ini akan memudahkan kamu untuk mengarahkan bagaimana sih tampilan event yang bakal disuguhkan, seperti layout, dekorasi, talent, dan sebagainya. Membuat Timeline
Jangan lupakan timeline! Membuat timeline dalam perencanaan suatu acara sangat penting loh karena bisa mengontrol perencanaan acara tersbeut. Misalnya, seminggu sebelum hari H, sudah sampai mana persiapannya? Apa saja yang masih kurang? Apakah sudah matang persiapannya? Untuk membuat timeline ini, kamu bisa mulai dengan mendata apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan tentukan deadlinenya. Menentukan deadline ini bukan berarti kamu berniat menekan setiap anggota tim, tetapi sekedar memastikan mereka tidak menunda kewajibannya dalam melaksanakan tugasnya. Setelah timeline dibuat, jangan lupa untuk melakukan follow up pada semua anggota tim. Seperti apa saja yang sudah dibuat, apa masalahnya dan berikan solusi. Kegiatan ini bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi di acara nantinya. Waktu dan Tempat Pelaksanaan : waktu dan tempat dilaksanakan acara juga harus kamu tentukan di awal persiapan. Ini bertujuan agar kamu memiliki persiapan jauh-jauh hari untuk perizinan tempat. Selain itu, penentuan waktu dan tempat haruslah selektif, semua tergantung pada tema dan konsep apa yang ingin kamu tampilkan. Contoh : Hari Pahlawan, pilih tempat bersejarah seperti Taman Ahmad Yani Medan, kemudian cari waktu antara sebelum atau sesudah peringatan Hari Pahlawan. Upayakan tidak kurang atau lebih dari satu minggu peringatan.
Plan A dan Plan B Kamu bisa merencanakan tetapi Tuhan lah yang menentukan. Bisa saja kamu sudah merencanakan sebuah acara sematang mungkin, tetapi tiba-tiba misalnya cuaca tidak mendukung. Maka untuk mengatasi hal-hal yang tidak terduga, sebaiknya kamu telah membuat plan B. Plan B ini misalnya, jika kamu hendak melangsungkan sebuah acara di outdoor. Maka buatlah rencana B dengan menyediakan tenda, atau memastikan ada sbeuah ruangan indoor yang bisa menampung tamu jika hujan turun. Promosi
Promosikan event yang akan dibuat setelah konsep pendanaan dalam titik aman. Jangan sampai proposal belum jadi teman-teman sudah woro-woro duluan. Tujuannya biar acara ini surprice dan menarik. Promosikan melalui banner, brosur, online lakukan untuk memperbanyak peminat atau penonton. Gunakan bahasa promosi yang baik dan elegan. Caranya teman bisa browsing digoogle mengenai bahasa iklan yang menarik.
Komunikasi Tim Hal ini juga menjadi perhatian penting dalam menjaga kesehatan kinerja tim. Beberapa hal yang bisa diterapkan, yaitu:
1. Komunikasi berantai, maksudnya adalah melakukan proses komunikasi sesuai tatanan kepengurusan yang sudah diatur. Jadi komunikasi antara ketua panitia, tidak langsung kepada anggota tim dari setiap divisi melainkan cukup pada coordinator setiap divisi saja. Namun, jika bersifat urgent, hal ini boleh dilakukan.
2. Mengapresiasi hasil kerja, seperti pujian ataupun motivasi secara regular, sebab setiap orang sebenarnya suka untuk dihargai atas apa yang telah mereka kerjakan.
3. Komunikasikan setiap pekerjaan yang dilakukan, mau itu perkembangan ataupun kendala agar dapat dibahas secara bersama-sama dalam menemukan solusinya.
4. Hindari untuk langsung melabeling anggota tim yang tidak produktif dalam bekerja. Empati dan tanyakan terlebih dahulu apa yang menyebabkan dia seperti itu.
5. Buat grup komunikasi antara tim, seperti grup chat, Gtalk, twitter, blog, dan lain sebagainya. Ini memastikan agar semua anggota mendapatkan informasi yang sama mengenai perkembangan persiapan acara. Bagaimana sih melihat feedback dari kiat ini?
Cara mengetahui event yang kamu garap berhasil atau tidak, ada beberapa hal yang menjadi acuan, diantaranya: 1. Jumlah pengunjung yang datang. Jika total pengunjung melebihi target yang kamu rencanakan, maka event tersebut tergolong sukses. 2. Respon pengunjung terhadap event, baik saat acara berlangsung maupun pra-event. 3. Membuat akun twitter dari event yang kamu garap dan sesuaikan nama akun dengan tema acara. 4. Membuat kuesioner, ini akan efektif dibeberapa jenis event seperti seminar dan workshop. 5. Liputan media berita (cetak/visual/audio/online). Semakin banyak media berita yang meliput, berarti event garapan kamu terpublikasi sempurna.
Kunjungi facebook kami :